公路建设工程档案是工程建设活动的真实记录和反映，工程文件的准确、真实与否，直接影响了工程今后维护、改扩建等的提供利用。所以，在建设工程文件归档前，工程技术人员和档案人员应该严格把关，认真审核，把不符合规范要求的文件拒之门外，以确保归档文件的真实性与准确性。我曾参与万长公路工程项目的档案验收检查工作，深感公路建设工程档案的质量问题不容忽视，必须从以下几方面审核：
一、审文件是否为原件。
原件是工程档案作为凭证最有力的依据，归档的文件应该为原件。但在公路工程建设过程中往往会出现许多复印件、传真件，这些复印件一旦归档，既不利于档案的长期保管，也会给今后的提供利用造成不必要的麻烦与损失。因此，工程档案人员应该认真检查，杜绝任何的复印件、传真件归档。
二、审文件的签名、盖章手续是否完备。
签名、盖章完整与否，会影响工程文件使用的合法有效性，同时，我国已实行建设工程质量终身负责制，文件中的签名与盖章意味着参与工程建设的单位和个人对工程质量的责任。在公路工程建设活动中形成的各种试验记录、施工记录以及往来的报批文件，如出现的漏签名、漏盖章甚至盖假章现象，应该各项签字盖章齐全，具备法律效力，绝对不允许代签名。
三、审文件内容是否填写完整。
施工技术文件中的内容直接反映了工程建设的实际情况，是评定工程质量的重要依据。一些项目仅注重阶段性文件资料的收集，而忽略了公路建设项目全过程文件资料的完整归档，特别是忽略了工程建设后期形成的交工验收文件资料、缺陷责任期等方面的材料，造成项目档案的成套性完整性缺陷。
另外，由于施工技术人员存在着重外轻业的思想意识，往往会造成施工技术文件的内容填写不完整，无法反映工程施工过程的详细情况。如在原材料试验记录中，只填写试验数据，没有结论意见；复试报告和各项技术数据的填写是不是翔实可*等等。所以，针对内容填写不完整的文件，施工技术人员应该根据实际情况重新核对，补充完整。
四、审文件中数据是否存在涂改现象。
工程文件具有动态性，一些工程文件如工程量统计报表、各种工程检查记录等会随着工程建设情况的变化而相应地发生变更，但在工程技术人员对文件中数据进行更改时，会出现使用涂改液涂改或用刀片刮改等不规范更改的情况。同时，一些文件中数据虽然没有发生变化，但由于技术人员、试验人员的粗心大意，也普遍存在着随意涂改的现象。这些现象，都会影响工程档案日后的使用，应该由相关人员进行整改，以保证工程、文件中数据的准确性。
五、审文件中是否存在不耐久字迹现象。
在工程文件编制过程中，由于工程施工人员、技术人员的随意性行为，会造成相当一部分文件用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等不耐久字迹书写，这些不耐久字迹会随着时间的不断推移而容易褪色，不利于工程档案的长期保存。所以，工程文件应该一律用碳素墨水等耐久字迹书写，一旦发现有不耐久字迹书写的现象，应该及时采取补救措施。
六、审竣工图的编制是否符合规范要求。
工程竣工图是建筑物、构筑物工程施工结果在图纸上的反映，竣工图是对工程实体的写照，是工程档案中最重要的部分，是真实的原始记录，也是工程竣工验收以及今后维护改扩建的重要依据。但在竣工图的编制过程中，往往存在着编制不符合规范要求的现象，使得竣工图无法真实地反映工程建设的实际情况，主要表现在：
1、一些项目的竣工图归档不完整，一些竣工图的修改不到位，造成竣工图与工程实际不相符；公路里程、桥墩跨度的数据误差时有发现；竣工图中相关责任人审核签署经常漏缺不全；有些竣工图编制不规范、标识不统一，无设计与竣工数量对照表；由于变更执行程序的不规范，也极易导致竣工图误差和失实。
2、图纸没有按实际变更通知更改或更改不到位，更改地符号与说明不符合标准要求，没有加盖竣工图章等等。所以工程竣工图必须按照国家有关规定要求进行编制，审查，做到图物相符、技术数据可*、签字真实、准确地反映工程竣工时的实际情况。
七、审文件用纸格式是否符合标准要求。
对于一个单位工程内施工资料、图纸的各项内容应配套完整、整洁美观。工程文件的书写纸格式及竣工图的图幅格式，各参建单位使用统一的文件书写格式，做到文件标准化、规范化，以保证归档文件的整齐统一。
八、审声像材料是否能够有效使用。
在工程建设活动中还会产生一些与纸质不同裁体的文件：如照片、录音、录像及电子磁盘、光盘等，针对这些特殊载体的材料应检查其存储格式是否符合国家有关规范要求，以保证今后的有效使用。
公路建设是国家交通基础设施建设的重要内容，近年来，公路建设高潮迭起。随着公路建设事业的高速发展，正不断形成和积累起大量的公路工程档案。如何加强公路建设工程竣工文件的归档审核，是我们建设部门一项非常重要的任务。